Asas kearsipan adalah pedoman yang menjadi dasar dalam pengelolaan arsip di berbagai lembaga atau institusi. Ketiga asas kearsipan yang umum dikenal adalah sentralisasi, desentralisasi, dan gabungan. Setiap asas memiliki kelebihan dan kelemahan masing-masing, sehingga penting untuk memahami prinsip-prinsip di balik ketiga asas kearsipan ini.
Pertama, sentralisasi merupakan konsep pengelolaan arsip yang menjadikan satu lembaga sebagai pusat pengelolaan arsip untuk semua bagian atau unit. Hal ini dapat memudahkan kontrol terhadap arsip, meningkatkan efisiensi pengelolaan, dan mengurangi terjadinya duplikasi arsip. Di sisi lain, salah satu kelemahan sentralisasi adalah kurangnya aksesibilitas arsip bagi bagian atau unit yang membutuhkan informasi dengan cepat.
Di sisi lain, desentralisasi mengacu pada pendekatan di mana setiap bagian atau unit memiliki tanggung jawab sendiri dalam pengelolaan arsipnya. Kelebihan desentralisasi adalah setiap unit dapat dengan cepat mengakses dan mengelola arsip sesuai dengan kebutuhan spesifiknya. Namum, hal ini juga berpotensi menimbulkan ketidakkonsistenan dalam pengelolaan arsip antar unit.
Sementara itu, pendekatan gabungan mengkombinasikan elemen-elemen dari sentralisasi dan desentralisasi. Dalam pendekatan ini, beberapa tugas pengelolaan arsip dilakukan secara terpusat, tetapi beberapa aspek pengelolaan arsip tetap didelegasikan ke unit-unit terkait. Pendekatan ini bertujuan untuk menggabungkan kelebihan dari kedua asas sebelumnya.
Pemilihan asas kearsipan yang tepat harus dipertimbangkan berdasarkan kebutuhan dan kondisi spesifik dari lembaga atau institusi tersebut. Penting untuk membuat studi atau analisis yang cermat terlebih dahulu sebelum memutuskan asas kearsipan mana yang akan diterapkan.
Dengan pemahaman yang mendalam mengenai asas- asas kearsipan, diharapkan institusi dan lembaga dapat mengelola arsip-arsipnya dengan lebih efektif dan efisien. Demikianlah gambaran tentang asas- asas kearsipan sentralisasi, desentralisasi, dan gabungan yang perlu dipertimbangkan dalam pengelolaan arsip di berbagai lembaga.
